Olen vastannut tapahtumien tuotannosta ja markkinointiviestinnästä toistakymmentä vuotta. Niin pienet kuin suuret tapahtumat vaativat menestyäkseen mm kokemusta, luovuutta, huumoria, pitkää pinnaa, organisointikykyä, muistilistan työstämistä ja seuraamista sekä laadukkaan asiakasrekisterin hyödyntämistä. Eikä kannata unohtaa sosiaalista mediaa.

Laadi itsellesi hyvä muistilista. Seuraa sitä ja varmistat, ettet kiireessäkään unohda mitään tärkeää.

Peruskauraa: Päätä kohderyhmä, tavoitteet, ohjelma ja esiintyjät, aika ja paikka, osallistujamäärä, tarjoilut, ulkopuolisen avun tarve sekä aikataulu koko projektille. Mieti myös tapahtuman jälkeisiä toimenpiteitä, jotka voivat olla esimerkiksi liideihin paneutumista, asiakasrekisterin päivittämistä, palautteen läpikäymistä, tapahtumayhteenvedon työstö verkkosivuille jne.

Useasti unohdetaan: Sitouta koko organisaatio tapahtumaan johdon tuella ja jatkuvalla sisäisellä viestinnällä.

Menestyksekkään tapahtumamarkkinoinnin takana on koko organisaatio. Yhteistyössä on voimaa. Hyvä johtaja sitouttaa kaikki osastot ja ihmiset mukaan tapahtuman menestyksekkääseen toteuttamiseen.

Kun kaikki osallistuvat tapahtumamarkkinointiin, omalla ammattitaidollaan, osaamisellaan ja verkostollaan, silloin nähdään yritysmielikuvan vahvistumista, korkeampaa asiakastyytyväisyyttä, yhteishengen vahvistumista ja lopuksi myös myyntikäyrien nousua.

Aloita projekti ajoissa. Monella ihmisellä työkalenteri on täynnä kuukausiksi eteenpäin. Suosittelen lähettämään ensimmäiset kutsut (tai ainakin tiiserin) jo 3 kuukautta ennen tapahtumaa.

Valitse kohderyhmä ja kutsu heidät sähköpostin, soittojen (jos tunnet henkilön) ja sosiaalisen median avulla. Yksi kerta ei riitä. Lähetä kutsuja ja viestitä tapahtumasta innostavasti ja toistuvasti. Lisää info- ja ilmoittautumissivu yrityksen verkkosivuille. Sitouta ainakin markkinointi, myynti ja johto ottamaan yhteyttä tärkeimpiin asiakkaisiin ja prospekteihin.

Pienet tapahtumat eivät tarvitse lehtimainontaa. Suuret tapahtumat tarvitsevat. Älä unohda radiomainonnan voimaa. Jos tapahtumassa on mukana kumppaneita, sitouta heidät kutsumaan omia asiakkaitaan.

Korkeampi osallistujamäärä saadaan esimerkiksi lupaamalla pieni kiitoslahja niille, jotka tuovat tapahtumaan itsensä lisäksi kohderyhmään kuuluvan kollegan tai tutun toisesta organisaatiosta. Myös arvonta on hyväksi todettu mielenkiintoa herättävä lisäys ohjelmaan. Kerro kutsussa mitä arvotaan kaikkien osallistujien kesken.

Tapahtumia voi markkinoida monella tavalla. Tässä oli muutama vinkki menetelmistä, joiden avulla olen tiimin kanssa saavuttanut asetetut tavoitteet – joskus jopa ylittänyt ne. Ole luova ja rohkea.